zaterdag , november , 17 2018

Hoe kan je een factuur protesteren: bedrag, betaaltermijn,

Hoe moet je een factuur protesteren?

Er zijn zeker een aantal richtlijnen die je best volgt:

  • Een factuur is een betaalafspraak over een prijs per eenheid, BTW en betaaltermijn (!), die een gefactureerde moet betalen. Indien een van deze elementen niet correct is, moet u reageren.
    • Indien bijvoorbeeld de betaaltermijn anders is afgesproken bij de bestelling dan vermeld op de factuur, dan laat u dit best corrigeren, om problemen te voorkomen.​
  • "Mensen spreken mensen", behalve als het fout loopt. De meeste land- en tuinbouwers denken zaken te kunnen regelen via telefoon of rechtstreeks gesprek.
    • Indien u moet weten dat verandering van de factuur niet zomaar mondeling kan gemaakt worden: u protesteert best de factuur en wacht af tot de andere partij een gecorrigeerde factuur (volgens de gemaakte afspraak) opstuurt.
    • Dit is alleen zinvol, indien de gemaakte afspraken direct na de telefoon of het gesprek via mail of liefst per brief worden vastgelegd en toegezonden aan de andere partij.
      Indien het gaat over niet-betaling of protest, voegt u er best ook een protest bij om de termijnen (strikt 30 dagen!) te respecteren.
  • Reageer tijdig: kijk niet alleen naar de factuurdatum, maar ook naar de postdatum. Indien verschillend, doe je er goed aan om beide datums in acht te houden.
  • Vermeld steeds uitdrukkelijk welke factuur of facturen geprotesteerd worden.
  • Richt de protestbrief aan de opsteller van de factuur. Deze belangrijke regel wordt al eens vergeten wanneer een derde partij (incasso, advocaat) betrokken is.
  • Protesteer gemotiveerd: lijst de specifieke redenen op waarom je niet akkoord kan gaan met de factuur. Een protest zonder argumentatie is geen protest!
    • Zeg ook niet te veel: hoewel je het protest goed moet motiveren, zeg je best beter ook niet te veel. De inhoud van het protest kan namelijk tegen je gebruikt worden.
  • Protesteer desgevallend ook de factuurvoorwaarden: vaak wordt dit vergeten, maar je protesteert beter ook de factuurvoorwaarden. Hier kunnen namelijk bepalingen instaan over klachtentermijnen, verjaring, het toepasselijke rechtsstelsel, …

Aangetekend of niet?

Er zijn in principe geen vormvereisten voor een factuurprotest. We raden aan om zowel per aangetekend schrijven, als op een andere manier (gewone post, e-mail, fax, …) je protest te verzenden.

Een uitzondering daarop kan zijn dat in de factuurvoorwaarden of contractuele voorwaarden wél is bepaald dat het protest aan vormvereisten is gebonden. Vraag je raadsman om dit na te kijken.
Zo’n bepaling in de factuurvoorwaarden kan ook door de rechter getoetst worden op de goede trouw: staat vast dat de geadresseerde de zending heeft ontvangen, dan kan de rechter de vormvereiste als vervuld aanzien, zelfs al is deze formeel nagekomen.

Een raadsman inschakelen?

Voor grote bedragen raden we alleszins aan om een raadsman in te schakelen.

We ervaarden dat zelfs voor kleinere bedragen de medewerking van een raadsman zeer nuttig is: door zijn briefhoofding en zakelijke aanpak, ziet tegenpartij dat u het meningsverschil professioneel aanpakt. In onze ervaring werd hierdoor snel een overeenkomst bereikt.

Je bankier, je boekhouder, je vennoten zullen het waarderen dat je je zaken professioneel opvolgt en je rechten probeert in de hand de houden.

Voorbeeld van protestbrief in Word onder voorbehoud

Deel deze pagina via
Facebook LinkedIn   

U kan er vrienden, familie en collega's mee helpen. 

Ik wil gratis ondersteuning van Boeren op een Kruispunt

Top