maandag , maart , 25 2019

Een goede voorbereiding helpt echt

Telefoneren voor je probleem

We horen veel boeren zeggen dat ze veel telefoontjes moeten doen naar diensten en firma's en daar heel wat frustraties oplopen.
Er kan echter heel wat verbeteren aan de manier, waarop telefoontjes gepleegd worden.
Situaties met agressief taalgebruik, onsamenhangend verhaal, bij de verkeerde persoon terechtgekomen, ergernisssen over ambtenarij gewoon uitspreken en uitgebreid stofferen met voorbeelden , ... komen regelmatig voor.

Allemaal niet bevorderend voor de andere kant van de lijn om iets extra te doen voor het probleem van de telefonerende landbouwer.

Hier enkele tips:
Voorbereiding

  1. Gebruik een schrift of grote agenda: gebruik liefst geen losse blaadjes, want die geraken toch verloren in het algemeen klassement.
  2. Neem een rustig moment en zet alles wat je wil vragen of zeggen op voorhand op papier.
  3. Formuleer kort en bondig je probleem.
  4. Zorg dat je alle gegevens bij de hand hebt (siskaart, landbouwummer, nr sociale kas, identiteitsnr…, dossiernummer, referentie uit de hoofding van vorige correspondentie..)
  5. Zorg dat je de brieven over het onderwerp bij de hand hebt.(kenmerk, datum, persoon)
  6. Neem altijd (een goed schrijvende) pen en papier bij de hand en noteer belangrijke zaken van het gesprek.

Voor heel moeilijke dossiers kan je best alle volgende stappen doorlopen? (Voor eenvoudige vragen hoeft dit niet zo uitgebreid)

  1. Vooraleer je belt, moet je je wel afvragen of je naar de juiste persoon belt.
  2. Start met een teken van erkenning te zoeken?
    Bent u de mevrouw/mijnheer die zich bekommert om ...
  3. Vermeld bondig het onderwerp van de vraag + dossiernummer of referentie van de brief
  4. Blijf vriendelijk:
    Mag ik de situatie aan u uitleggen?
      Indien je een luisterend oor vindt, dan kan je verder vertellen,
      Indien het niet past voor andere kant van de lijn, wordt het toch een dovemansgesprek. In dat geval kan je enkel vragen bij wie je wel terecht kan, een ander moment afspreken of een email of brief sturen.
  5. Vraag voor het afsluiten steeds nogmaals de naam van de persoon, (zijn/haar rechtstreeks telefoonnummer en E-mailadres), waarmee je gesproken hebt (Vraag het desnoods twee keer, ik ben ook iets hardhorig en moet steeds twee maal de naam vragen, aan de overzijde hebben ze daar geen probleem mee.)
  6. Spreek concreet af dat je zelf terug mailt met extra gegevens, die ze nodig hebben.
  7. Sluit af met iets positiefs, als het enigszins kan.
  8. Direct na telefoontje kan je mailtje sturen dat je op voorhand al klaar had. Met nogmaals uitleg van je dossier. En sluit af met 'Bedankt voor de opvolging'.
Top