zaterdag , oktober , 16 2021

Als 2 gezinnen leven van eenzelfde bedrijf, zijn er schaal- en efficiëntievoordelen nodig.

Samenwerken op het bedrijf, een kunst apart

Inleiding

Een opvolger op het bedrijf is een goede zaak. Bij het aangaan van een samenuitbating krijgen in de regel bedrijfseconomische en juridische aspecten voldoende aandacht. Een toekomstige bedrijfsovername zal alleen dan slagen als de samenwerking tussen de partijen goed verloopt. Op deze pagina wordt aandacht besteed aan samenwerking, taken en taakverdeling, en aan het organiseren van een regelmatig werkoverleg.
Ook al wordt in deze tekst de samenwerking tussen ouder(s) en zoon/dochter benadrukt, de inhoud is natuurlijk ook van toepassing voor het goed laten verlopen van andere samenwerkingsverbanden zoals tussen twee broers, schoonbroers, man-vrouw, enzovoort. Aandacht voor een goede samenwerking kan vele problemen binnen het gezin en het bedrijf voorkomen.

Samenwerken

In het woord samenwerken zit het woord "samen". Dat betekent niet tegen elkaar, niet naast elkaar, maar in overleg werken. Als twee generaties (ouders/zoon, ouders/dochter enz.) op een bedrijf gaan samenwerken, spelen er twee soorten relaties door elkaar

  • De relatie tussen ouder(s) en kind.
    De opvoedingsrelatie is eigenlijk pas afgesloten als ouder en kind als twee onafhankelijke volwassenen naast elkaar en tegenover elkaar staan, zich vrij voelen ten opzichte van elkaar, elkaar respecteren en zo nodig helpen. Je kan dit moeilijk aan een leeftijd koppelen. Het heeft bijvoorbeeld te maken met de mate waarin de ouder het kind heeft begeleid naar zelfstandigheid en durft los te maken. Het heeft ook te maken met de mate waarin het kind de eigen onafhankelijkheid heeft ontwikkeld en onafhankelijk is zonder zich af te zetten van zijn ouders.
  • De relatie tussen collega's.
    Daarbij gaat het om een speciale relatie tussen collega's namelijk tussen een oudere en een jongere. De oudere heeft vaak meer ervaring, de jongere vaak nieuwere inzichten of maakt gebruik van nieuwere technieken. De relatie tussen een oudere en een jongere collega werkt goed als beiden het gevoel hebben de ruimte te krijgen en gerespecteerd te worden. De oudere collega wil niet voortdurend in de hoek van de achterhaalde generatie worden geplaatst, de jongere collega wil niet voortdurend aan de leiband van de oudere lopen. De oudere wil dat naar zijn advies wordt geluisterd, de jongere wil de kans krijgen om zichzelf te bewijzen.

Bij samenwerking tussen gezinsleden moet men zich voortdurend bewust zijn welke van de twee relaties de boventoon voert. Het is heel verleidelijk om de twee relaties door elkaar heen te laten lopen. Een advies van een oudere collega aan een jongere kan dan een opdracht lijken van vader aan zoon/dochter waarvoor gehoorzaamheid wordt gevraagd. Het niet overnemen van het advies kan 'zich afzetten' lijken van het kind ten opzichte van de ouder.

De kunst is om het samenwerken als een 'leerproces' te zien. Er mogen iedere dag fouten gemaakt worden, want van fouten kan je leren. Wanneer je maar met respect voor elkaar daarover kunt praten. Een groot knelpunt daarbij is dat de gezinsleden soms niet goed met elkaar kunnen praten en daar ook niet de tijd voor nemen. Binnen de samenwerking in het bedrijf ziet je elkaar elke dag en weet je veel van elkaar. Hierdoor wordt er weleens vanuit gegaan dat de een wel weet hoe de ander over iets denkt. Heel veel dingen worden als vanzelfsprekend aangenomen en al door en voor de ander ingevuld. Dit kan tot gevolg hebben dat keuzen nauwelijks of niet met elkaar worden besproken, dat er onduidelijkheden ontstaan en onbegrip groeit. Mensen werken dan steeds meer langs elkaar heen. Het is duidelijk dat dit niet werkt.

Gelijkwaardigheid tussen diegenen die samenwerken en wederzijds begrip voor elkaars standpunten en argumentatie zijn essentieel. De samenwerkende partijen zijn samen verantwoordelijk voor de bedrijfsresultaten. Hieruit volgt ook dat tussen partijen overeenstemming dient te zijn over privé-geldopnamen, toekomstige investeringen, verzekeringen, winstverdeling, etc.

Een ander punt waar rekening mee gehouden moet worden in de samenwerking, zeker gezien de grootschaligheid van bedrijven, is dat er tijd gepland gaat worden voor een stuk privéleven. Willen ondernemers zich staande houden binnen de land- en tuinbouwsector dan is het nodig dat men ook voor zichzelf zorgt als mens. Dat er dus tijd en ruimte is voor gezinsleven, hobby's en sociale contacten. Ook over deze zaken is het goed om tot afspraken te komen.

Een duidelijke taakverdeling en een regelmatig werkoverleg zijn twee belangrijke zaken binnen het proces om tot een goede samenwerking te komen. Belangrijk is dat deze punten vanaf het begin van de samenwerking aandacht krijgen. Het heeft aan dat je elkaar als samenwerkende partners serieus neemt binnen het bedrijf.

Taken en taakverdeling

Dit zijn mogelijke taakindelingen van enkele soorten bedrijven.

  • Taken binnen een varkensbedrijf kunnen liggen op het gebied van:
    • Vleesvarkens: opvolging groei, ziektenpreventie
    • Zeugen:
      • kraamstallen + gespeende biggen.
      • dekstal + dragende zeugenstal.
    • Administratie en externe contacten:
      • Economisch: financieel, bank, btwboekhouding, fiscale boekhouding, bedrijfseconomische boekhouding, etc.
      • Technisch: zeugenboekhouding, vleesvarkensboekhouding, teeltvoorlichting, dierenarts, mestboekhouding, etc.
    • Handel:
      • Waar haal je de marktinformatie?
      • Aankopen: wie beslist over de aankopen?
      • Verkopen: wie beslist over de verkopen?
        Kleine aankopen / grote aankopen.
        Courante aankopen / Eénmalige aankopen.
    • Onderhoud van machines en installaties.
  • Taken binnen een melkveebedrijf kunnen liggen op het gebied van:
    • Vee:
      • melkvee: melken, vruchtbaarheidscontrole en -strategie, voederen
      • jongvee: voeren, ziektenpreventie, vruchtbaarheidscontrole,
    • Land:
      • grasland: bemesten, maaien, schudden, oogsten, ...
      • maïsland: bemesten, zaaien, gewasbescherming, oogst, grondbewerking, ...
    • Handel:
      • Waar haal je de marktinformatie?
      • Aankopen: wie beslist over de aankopen?
        Kleine aankopen / grote aankopen.
        Courante aankopen / Eénmalige aankopen.
      • Verkopen: wie beslist over de verkopen?
    • Onderhoud van machines en gebouwen
    • Administratie: online toepasssingen (CRV, Mestbank, Bank, Veeportaal, ...)
    • Externe contacten: veearts, voorlichting rundveeverbetering, veevoeders, veehandel, boekhouder, consulent
  • Taken binnen een tuinbouwbedrijf kunnen liggen op het gebied van:
    • teeltzorg.
    • arbeid/ personeel: dimona.
    • afzet van producten: veiling.
    • bedrijfsorganisaties.
    • administratie en externe contacten.
    • Handel:
      • Waar haal je de marktinformatie?
      • Aankopen: wie beslist over de aankopen?
      • Verkopen: wie beslist over de verkopen?
    • onderhoud van machines en gebouwen

Zo is van elk soort bedrijf een overzicht van taken/ werkvelden te maken. Elke taak kan nog verder met concrete werkzaamheden ingevuld worden.

Daarom de volgende tips:

  1. Zet eens op papier waar uw interesses liggen binnen het bedrijf. Welke werkzaamheden je het best liggen binnen het bedrijf. Wat is uw visie naar de toekomst toe met het bedrijf, welke mogelijkheden ziet u. Vertel dit eens aan elkaar en kijk waar overlappingen zijn en waar je elkaar kunt aanvullen.
  2. Ontwikkel een taakverdeling waarin ieder zich kan vinden. Inwerkend op een bedrijf gebeurt stapsgewijs. Wellicht is het daarom een goed idee om in het komende jaar, steeds voor een periode van 3 tot 4 maanden, de eerste verantwoordelijkheid te dragen voor een van de bovengenoemde taken. Voordat je aan een van de taken begint moet er in een overleg duidelijk worden wat er binnen dat taakveld op dit moment zoal speelt. In een wekelijks overleg worden de actuele zaken met elkaar besproken.
  3. Maak duidelijke afspraken over de samenwerking en wijk niet zonder overleg daarvan af.
    Bijvoorbeeld:
    • over een vast tijdstip in de week om met elkaar te overleggen (zie verder werkoverleg)
    • plan elke dag een vast tijdstip om even met elkaar te overleggen welke werkzaamheden er die dag op de rol staan (vragen, luisteren en praten).
  4. Maak er een gewoonte van elkaar over alles te informeren aangaande het bedrijf en de bedrijfsvoering, ook al lijkt het om kleinigheden te gaan. Weet waar de ander mee bezig is! Zorg dat de ander weet waar je mee bezig bent!
  5. Om het proces van samenwerken goed te laten verlopen is het belangrijk dat je 2 maal per jaar een gesprek hebt met iemand die zowel jou als je bedrijf kent maar ook buitenstaander is. De voorlichters van uw landbouworganisatie kunnen in uw vereniging opleiding geven rond dergelijke functioneringsgesprekken. Onderwerpen die o.a aan de orde kunnen komen zijn:
    • de dagelijkse samenwerking
    • motivatie
    • prestatie
    • omgaan met kritiek
    • ondernemersstijl
    • omgaan met risico en onzekerheid
    • beslissings- en besluitvorming
    • interesse in de ontwikkelingen binnen de land- en tuinbouwsector
    • visie naar de toekomst
    • vergaderingen, cursussen, het inwinnen van informatie
    • mogelijke en noodzakelijke investeringen
    • privé -geldopnamen
    • et cetera

Werkoverleg

Informatie over twee zaken is belangrijk m.b.t. het samenwerken op het bedrijf.

  • Informatie die nodig is om het werk goed te kunnen uitvoeren.
  • Informatie over de bedrijfsresultaten en het bedrijf in het algemeen.

Informatie kan natuurlijk tussen de soep en de aardappelen worden meegedeeld, maar dan wordt niet duidelijk wat de ander ervan vindt. Beter is het om een situatie te creëren dat men tot gesprek kan komen over de informatie die op dat moment van belang is voor het bedrijf en dat ieder zijn/haar mening kan geven hierover.

Ieder heeft immers ideeën en voorstellen over de uit te voeren werkzaamheden bijvoorbeeld m.b.t het tijdstip waarom iets moet en kan gebeuren.

Door overleg te voeren kun je sneller achter genomen beslissingen staan. De betrokkenheid bij het werkt neemt toe evenals de motivatie en het verantwoordelijkheidsgevoel voor de werkzaamheden op het bedrijf.

Het voeren van werkoverleg loont de moeite omdat:

  • Er een betere afstemming ontstaat tussen de eisen die het bedrijf stelt en de wensen van de ouder en opvolger.
  • Er een betere taakverdeling ontstaat, doordat betrokkenen in de gelegenheid gesteld worden hun aandeel in het bedrijfsgebeuren te bespreken.
  • De betrokkenheid bij het bedrijf voor de opvolger wordt vergroot en hij/zij daardoor meer voldoening in het werk krijgt.
  • De betrokkenheid bij eerder genomen beslissingen leidt tot acceptatie ervan. Men zal ook eerder bereid zijn om zich in te zetten voor de realisatie van de beslissingen.

En bedenk dat in een rustige sfeer en met goede argumenten alles te bespreken blijft.

Hieronder vindt je een mogelijke agenda voor een wekelijks werkoverleg:

Agenda

  1. Terugblik op de afgelopen week:
    • Wat is er goed gegaan en wat kan beter?
    • Zijn afspraken nagekomen/uitgevoerd?
    • Zakelijke contacten, met wie en waarover?
  2. Zijn er punten die niet op de agenda staan en die we wel moeten bespreken?
  3. Welke onderdelen binnen het bedrijf lopen goed en welke minder goed?
    Hoe kan dit worden verbeterd?
    Wat moet daarvoor worden gedaan en door wie?
  4. Binnengekomen post, waaronder de rekeningen.
  5. Actualiseren van de kasplanning: hoe ga je bank en leveranciers betalen in de volgende periode.
  6. Afspraken met vertegenwoordigers van leveranciers, afnemers enzovoort. Uitwisseling van opgevangen marktinformatie en argumenten om te onderhandelen.;
  7. Te bezoeken vergaderingen, cursussen, opleidingen. Hoe ga je verslag uitwisselen of uitbrengen over deze vergaderingen?
  8. Bijzondere werkzaamheden, inschakelen van bedrijfshulp, loonwerk, e. d.
  9. Privé-verplichtingen (vrije tijd, feesten, vakantie, enzovoort. ) voor zover deze van invloed zijn op de bedrijfsvoering/ werkverdeling : door deze planning tijdig door te geven kan je problemen voorkomen.
  10. Hoe heeft elk van je de samenwerking de afgelopen week ervaren?
  11. Wat verder op tafel komt: Is er een plan B voor de situaties, waarin het voorliggend werkplan niet uitkomt? (regenweer, snellere afwerking dan verwacht, ...)

Niet alle punten hoeven uitvoerig elke week besproken te worden. Is er niets te melden dan het volgende punt oppakken.
Het bovenstaande is slechts bedoeld om het wekelijkse overleg structuur te geven.

Jaarvergadering over het bedrijf

Financieel inzicht in de bedrijfsgegevens geeft rust. Tijdens het jaar kan voor de partners een maandelijks vast bedrag worden voorzien als arbeidsvergoeding, en dit op een afzonderlijke gezinsrekening. (Dit kan via een vaste betaalopdracht van de bedrijfsrekening naar de gezinsrekeningen van de partners). Hiervoor maakt men best goede afspraken, die men vastlegt op papier. De taakverdeling (zie hierboven) kan dienen als basis.

Jaarlijks maakt men best een foto van de financiële en bedrijfeconomische toestand van het bedrijf:

  • Hoeveel is het bedrijf waard?
    • Hoeveel (bank- en leveranciers-)schulden zijn er? Hoe is dit geëvolueerd sinds vorig jaar?
    • Kan er een vergoeding worden uitbetaald voor de inbreng van eigen vermogen (rente op immaterieel vast actief (aangekocht versus aanwezig), roerende goederen,financiële middelen, pacht voor onroerende goederen)?
    • Wordt deze vergoeding uitgekeerd of wordt deze vergoeding bijgeteld bij de respectievelijke eigen vermogens van de samenwerkende partners?
      • Tools die je kunnen inspireren bij deze analyse:
        • Vereenvoudigde waardering van een landbouwbedrijf.
        • Vereenvoudigde waardering van een tuinbouwbedrijf.
        • Overzichtelijke voorstelling van de waardering van een vennootschap.
  • Hoeveel heeft het bedrijf opgebracht (inclusief en exclusief) de uitgekeerde lonen?
    • Kan het overschot (na lonen en kapitaalvergoeding) verdeeld worden als ondernemersloon?
    • Wordt deze vergoeding uitgekeerd of wordt deze vergoeding bijgeteld met de respectievelijke eigen vermogens van de samenwerkende partners?
  • Welke plannen hebt je voor het volgend jaar? (volgende jaren?)
    • Hoe ziet je uw bedrijf over 5-10 jaar?
    • Is deze investering nodig voor uzelf? uw partners? uw bedrijf? of uw imago?
    • Hoe groot is de investering?
    • Hoe gaat je het financieren?
    • Wat is het rendement van deze investering?
    • Wat zijn de gevolgen voor de beschikbare kasmiddelen?
    • Kunnen er nog iedere maand lonen uitbetaald worden?

Uitstellen van zo'n jaarbespreking is niet verstandig: financiële onduidelijkheid leidt dikwijls tot zware discussies en onverenigbare meningen/toekomstvisies tussen partners, die hetzelfde willen voor hun bedrijf: een goede toekomst.

  • Een goed bijgehouden bedrijfseconomische boekhouding geeft je maand op maand een overzicht.
  • Uw bedrijfseconomisch adviseur kan je helpen om de cijfers en plannen inzichtelijk te maken voor alle gesprekspartners.

Meer lezen?

Wenst je meer te weten?
Dan kan je zich aanmelden bij vzw Boeren op een Kruispunt. We proberen een werkgroep samen te stellen voor mensen, die in een samenuitbating zitten of die er een willen oprichten. (Minimum 10 deelnemers/families noodzakelijk)

Op deze vergaderingen, kan je andere families ontmoeten en goede ervaringen uitwisselen, specialisten rond overdracht van familiale bedrijven, communicatie of samenwerking uitnodigen.
Klik hiervoor op het aanmeldingsformulier.
Deels naar publicatie van 'Landbouw en Samenleving / sociaal werk van de ZLTO'

aanmelden homepage

Ik we​ns hulp

Vraag gratis ondersteuning door vzw Boeren op een Kruispunt:

Ja, ik wens hulp

Of bel gratis 0800 99 138
Of 09 330 67 43

Top