Je bent hier : Projecten  >  Administratieproject  >  3.Uitgaven
woensdag , november , 14 2018

Vraag ook de mening van je boekhouder: iedere boekhouder heeft wel een ander systeem.

3. Uitgaven / Inkomende facturen / aankopen

3.1 Leveringsdocumenten voor factuurcontrole

3.1.1 Vrachtbrief of vervoerdocumenten

Controleer systematisch de gegevens van de vrachtbrief of vervoerdocumenten met de factuur.
Je hebt maar een beperkte tijd om een factuur te protesteren. Indien je een factuur moet protesteren, doe je dit best met de hulp van een advocaat.
Mondelinge reactie naar je leveranciers zijn niet bewijsbaar voor de rechtbank en leiden meestal tot verlies van je zaak.

Uitleg: Neem best de volgorde van uw bedrijfseconomische boekhouding.
  • Grondstoffen: zaken die op korte termijn verbruikt worden. (=> onmiddellijk afrekenen van de omzet)
    • Veevoeders Ruwvoeders
    • Gezondheidskosten (medicamenten)
    • Vruchtbaarheid (KI)
    • Plantgoed -Zaaigoed - bewaarcertificaten
    • Meststoffen en grondverbetering
    • Plantenbescherming
    • Verwarming en Energie: Brandstoffen
    • Milieu: mestafzetkosten
    • Seizoenkosten / loonwerk
    • Onderhoudskosten: kleine kosten
    • Afzet en administratie
    • Telefoon, gsm, internet
  • Investeringen: zaken, die langer meegaan. (=> afschrijven)
    • Dieren (niet afschrijven: dit is de 'blijvende stock'.)
    • Machines aankoop
    • Onderhoudskosten: grote kosten
    • Diverse kosten
Formulier ..........
Voorbeeld ingevuld formulier  
Online formulier ..........
Opleiding hierover Uw boekhouder of bedrijfseconomisch adviseur.

3.2 Nog te betalen facturen apart houden

Steek alle nog te betalen facturen samen.
Controleer bij iedere betaling welke facturen dringend zijn en welke je kan uitstellen.
Voor facturen, die je wilt uitstellen, maak je best een betalingsregeling met je leverancier. Een kasplanning kan je hierbij helpen. 

  • Ofwel doe je een schriftelijk voorstel

  • Ofwel doe je dit monding / telefonisch: let er dan wel op dat je onmiddellijk na de afspraak een e-mailtje stuurt met wat je afgesproken hebt. Zo heb je bewijs mocht de leverancier plots van gedacht veranderen.

3.3 Rappels / Aanmaningen

3.3.1 Ordenen op datum

Bepaalde schuldeisers als overheden en banken zijn zeer stikt in de betalingstermijnen. Je informeert best wanneer de uiterste vervaldag is en noteer deze datum op de factuur.
Voor andere schuldeisers is het belangrijk om iedereen gelijk te behandelen.

Sommige mensen proberen alle kleine facturen eerst te betalen (dan is de stapel niet zo groot) en laten systematisch hun grootste facturen liggen. Dit kan leiden tot conflicten met je grootste schuldeisers: probeer daarom alle facturen chronologisch te ordenen en te betalen.

3.3.2 Datum en bank noteren, wanneer de factuur betaald is

Stuur bij laattijdige betaling onmiddellijk een betalingsbewijs per fax of email naar de schuldeiser en zijn vertegenwoordiger (advocaat, deurwaarder ed) en bewaar het verzendingsbewijs om communicatiefouten en herhalende inningskosten te vermijden.

3.4 Betaalde facturen apart houden

3.4.1 Ordenen op datum

3.4.2 Datum en naam bank noteren, wanneer de factuur betaald is

Tip: maak eens een kasplanning. Door alles wat je nog moet ontvangen in kaart te brengen, kom je te weten wanneer betalingen kunnen ingepland worden. 

Top