zaterdag , november , 17 2018

Telefoneren is de meest efficiënte manier om iemand anders zijn aandacht te vragen voor je probleem, maar soms stoort het je correspondent ook in zijn werk: hou hier rekening mee.

E. Hoe telefoneer ik efficiënt?

Voorbereiding

  1. Gebruik een schrift of grote agenda: gebruik liefst geen losse blaadjes, want die geraken toch verloren in het algemeen klassement.
  2. Neem een rustig moment en zet alles wat je wil vragen of zeggen op voorhand op papier.
  3. Formuleer kort en bondig je probleem.
  4. Zorg dat je alle gegevens bij de hand hebt (siskaart, landbouwnummer, nummer sociale kas, identiteitsnummer, …, dossiernummer, referentie uit de hoofding van vorige correspondentie)
  5. Zorg dat je de brieven over het onderwerp bij de hand hebt. (kenmerk datum, persoon)
  6. Neem altijd ( een goed schrijvende) pen en papier bij de hand en noteer belangrijke zaken van het gesprek.

Bij moeilijke dossiers:

  1. Vooraleer je belt, moet je je wel afvragen of je naar de juiste persoon belt.
  2. Start met een teken van erkenning te zoeken: Bent u de mevrouw/ mijnheer die zich bekommert om …
  3. Vermeld bondig het onderwerp van de vraag + dossiernummer of referentie van de brief
  4. Blijf vriendelijk: Mag ik de situatie aan u uitleggen?
    • Indien je een luistert oor vindt, dan kan je verder vertellen.
    • Indien het niet past voor de andere kant van de lijn, wordt het toch een dovemansgesprek. In dat geval kan je enkel vragen bij wie je wel terecht kan, een ander moment afspreken of een email of brief sturen.
  5. Vraag voor het afsluiten steeds nogmaals de naam van de persoon waarmee je gesproken hebt (zijn/ haar rechtstreeks telefoonnummer en e-mailadres).
  6. Spreek concreet af dat je zelf terug mailt met extra gegevens, die ze nodig hebben.
  7. Sluit af met iets positiefs, als het enigszins kan.
  8. Direct na telefoontje kan je een mailtje sturen dat je op voorhand al klaar had. Met nogmaals uitleg van je dossier. En sluit af met 'Bedankt voor de opvolging'
  9. Print het verstuurde mailtje uit en steek het in het betreffende dossier.

Tip:

  • Hoe herken je dat je afgescheept wordt?
  • Zorg dat je computer op internet staat: indien je correspondent zegt dat je het kan vinden op de website, dan kan je vragen om het te tonen. Niet zelden kan je correspondent er zelf niet aan uit en gaat dan uit eerlijke schaamte toch zelf zoeken naar een oplossing.
Top