Je bent hier : Tips
woensdag , februari , 24 2021

Nieuwe oplossingen en tips

10

Digitale post (email) opvolgen, organiseren en sorteren om onherstelbare schade te voorkomen

geplaatst op
Digitale post (email) opvolgen, organiseren en sorteren om onherstelbare schade te voorkomen

We maakten al een tip rond het verwerken van de papieren post.
U kan hiervoor gebruik maken van dit schema, dat u kan uitprinten en boven uw postbakjes hangen in uw kantoor.

Er is bijkomend een groter probleem met digitale post (e-mails)

Steeds meer bedrijven en organisaties communiceren allen nog via internet (email).

Steeds meer leveranciers en afnemers sturen hun facturen en aankoopborderellen door via mail.
Dit zijn dus belangrijke e-mails, die je best leest, verwerkt en bijhoudt.

Bovendien komen er dagelijks 10-tallen reclame e-mails binnen. Sommige zijn interessant, andere wil je al lang uitschrijven.

Hierdoor verliezen veel ondernemers het overzicht. Door sommige mails niet te lezen lijden ze financiële schade.

  • Sommige sociale rechten geraken niet geactiveerd, omdat instanties bijkomende vragen stelden, die niet werden beantwoord.
  • Sommige handelspartners zetten advocaten in omdat op hun vragen geen antwoorden kwamen. 
  • Sommige subsidies worden niet uitbetaald omdat er nog een detail in het dossier moest aangevuld worden. 

Voorstel:

Maak in de komende dagen er een gewoonte van om je e-mails te ordenen.

Maak voor belangrijke correspondenten een speciaal mapje:

  • Je boekhouder, je bedrijfseconomisch adviseur: alles wat met boekhouding te maken heeft. Dringend lezen en behandelen.
  • Je leveranciers zodat alle mails met een factuur snel geordend geraken: dringend lezen en behandelen
  • Je afnemers: dringend lezen en behandelen
  • De overheid: soms dringend te behandelen. 
  • Interessante reclame: te lezen als je eens tijd hebt.
  • Brol reclame (deze map kan je dan regelmatig integraal wissen)

De meeste lezers gebruiken Outlook als mailprogramma.
Op deze link krijgt u een filmpje dat uitlegt hoe je een map kan aanmaken.

Voor veel ondernemers (boven de 40 jaar) is dit een moeilijke klus:

  • Organiseer een voorlichtingsvergadering met je plattelandsorganisatie en laat een docent dit demonsteren
  • Vraag uw kinderen, vrienden of familieleden om deze mappen te organiseren in je e-mailprogramma

Soms heeft een vertrouwenspersoon uw paswoord nodig om zaken voor uw bedrijfsadministratie te doen.

  • We raden u aan om dit zo weinig mogelijk te doen. Er zijn ons gevallen van misbruik bekend.
  • U kan na zijn/haar interventie ook het paswoord veranderen. Het is wel goed om het nieuwe paswoord te noteren op je paswoordenlijst.
    • Vergeet zeker niet de applicaties en mailboxen die je zelf zelden gebruikt. Ook hierin kunnen misbruiken gebeuren. 

Vraag vanuit Boeren op een Kruispunt

We zijn op zoek naar een leger vrijwilligers die dit wil gaan installeren bij onze adviesvragers (!) die hier meestal niet sterk in zijn.
Bent u geïnteresseerd om te helpen? Meld je dan aan om vrijwilliger te worden.

Posted in: Algemeen | Tags: administratie , ordenen , verantwoordelijkheid | Comments (0) | View Count: (1157)
Comment function is not open

Help ons door onze tips te delen

Facebook LinkedIn Twitter

Ontvang de meest gelezen tips elke maand in je mailbox door je in te schrijven op de nieuwsbrief.

aanmelden homepage

Ik we​ns hulp

Vraag gratis ondersteuning door vzw Boeren op een Kruispunt:

Ja, ik wens hulp

Of bel gratis 0800 99 138

Top