Je bent hier : Tips
maandag , januari , 24 2022

Nieuwe oplossingen en tips

13

Hoe krijg je orde in je mailbox?

geplaatst op
Hoe krijg je orde in je mailbox?

Steeds meer bedrijven en organisaties communiceren alleen nog maar via e-mail. Ook facturen en andere belangrijke documenten worden vaak enkel nog digitaal opgestuurd. Het is dus belangrijk dat je je mailbox goed opvolgt om geen belangrijke documenten te missen.

Een bijkomend probleem bij e-mail is dat er dagelijks ook nog heel wat reclame en andere e-mails binnenkomen. Sommige zijn interessant, andere wil je al lang uitschrijven.

Hierdoor verliezen veel ondernemers het overzicht. Door sommige mails niet te lezen lijden ze financiële schade.

  • Facturen worden niet of te laat betaald waardoor er extra kosten komen.
  • Sociale rechten geraken niet geactiveerd omdat instanties bijkomende vragen stelden die niet werden beantwoord.
  • Subsidies worden niet uitbetaald omdat er nog een detail in het dossier moest aangevuld worden.
  • ...

Breng orde in je mailbox

Maak er de komende dagen eens een gewoonte van om je e-mails te ordenen. Houd je inbox ook zo leeg mogelijk door mails te ordenen. Wat je niet meer nodig hebt meteen te verwijderen of klasseren.

In elk e-mailprogramma is er een mogelijkheid om mappen te maken. Maak voor belangrijke soorten e-mails een speciaal mapje. Bijvoorbeeld:

  • Facturen: voor mails van je leveranciers met te betalen facturen.
  • Boekhouding: mails van je boekhouder, je bedrijfseconomisch adviseur, alles wat met boekhouding te maken heeft.
  • Afnemers: op te volgen mails van je afnemers.
  • Overheid: op te volgen mails van overheidsdiensten.
  • Interessante reclame: reclame die nog interessant kan zijn en die je later nog in detail zal bekijken.

Je kan deze structuur als inspiratie gebruiken om mappen te maken die interessant zijn voor je eigen situatie.

Wanneer je een e-mail ontvangt, kan je deze meteen in het juiste mapje zetten. Wat je zeker niet meer nodig hebt kan je meteen verwijderen

Voorzie een vast moment in de week om de mails in deze mappen dan verder te verwerken: facturen betalen, vragen beantwoorden, ....

Wanneer je een mail hebt verwerkt, verwijder ze of verplaats ze naar een map "verwerkt". Zo doe je geen dubbel werk en zijn verwerkte mails uit het zicht.

Als je e-mails krijgt met zaken die later nog opgevolgd moeten worden, noteer deze deadlines op de juiste datum in een agenda.

Als je bepaalde reclame e-mails krijgt die je niet meer wil ontvangen, schrijf je dan uit. Bij de meeste reclame e-mails staat er onderaan de mail een link waarmee je jezelf eenvoudig kan uitschrijven. Anders kan je de mail ook beantwoorden met de vraag je e-mailadres te schrappen.

Posted in: Algemeen | Tags: administratie , ordenen , mailbox , facturen , structuur , e-mail , administratieproject | Comments (0) | View Count: (1765)
Comment function is not open

Help ons door onze tips te delen

Ontvang de meest gelezen tips elke maand in je mailbox door je in te schrijven op de nieuwsbrief.

aanmelden homepage

Ik we​ns hulp

Vraag gratis ondersteuning door vzw Boeren op een Kruispunt:

Ja, ik wens hulp

Of bel gratis 0800 99 138
Of 09 330 67 43

Top